Dataansvarlig myndighed
Vejle Kommune er dataansvarlig myndighed i forbindelse med kommunens behandling og beskyttelse af dine personoplysninger som jobansøger. Såfremt du har spørgsmål til dette oplysningsdokument, eller du ønsker at udøve nogle af dine rettigheder, er du velkommen til at kontakte Vejle Kommune:
Vejle Kommune
Cvr-nr. 29 18 99 00
Skolegade 1
7100 Vejle
Koncern HR, e-mail: koncernhr@vejle.dk
Formål med behandlingen af dine personoplysninger
Formålet med at behandle personoplysninger om dig i rekrutteringsprocessen er at vurdere, om du er en kvalificeret kandidat til en ledig stilling ved Vejle Kommune. Hos Vejle Kommune ønsker vi gennemsigtighed, og derfor finder du nedenfor en uddybende beskrivelse af, hvordan vi behandler dine personoplysninger i de forskellige stadier af rekrutteringsprocessen.
Når vi modtager din ansøgning
Indledningsvist behandler Vejle Kommune de personoplysninger, som fremgår af din ansøgning, CV og andre medsendte dokumenter.
Det vil typisk være følgende personoplysninger: navn, adresse, køn, telefonnummer, e-mailadresse, ægteskabelig status, uddannelser, karrierehistorik, kørekortoplysninger, anbefalinger/referencer. I forbindelse med din ansøgning er det nødvendigt, at du giver oplysninger om uddannelsesniveau og kvalifikationer for, at du kan komme i betragtning til den opslåede stilling. De anførte personoplysninger behandles efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b og e.
Hvis du som ansøger selv giver Vejle Kommune følsomme personoplysninger, behandles disse oplysninger efter databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra b og litra f.
Vejle Kommunes vurdering af ansøgningen
Det nedsatte ansættelsesudvalg vurderer hver enkelt ansøgers kvalifikationer og uddannelsesniveau i forhold til den opslåede stilling. Når vi har læst ansøgningerne, udvælger vi kandidater til ansættelsessamtale. De kandidater, som ikke er blevet indkaldt til samtale, får besked om dette.
Offentligt tilgængelige oplysninger (fx LinkedIn)
I forbindelse med rekrutteringsprocessen vælger vi i nogle tilfælde at indsamle relevante personoplysninger, som er offentligt tilgængelige fx på de sociale medier. Oplysningerne behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b og e og artikel 9 stk. 2 litra e.
Hvis du indkaldes til samtale
Ved ansættelsessamtalerne modtager vi yderligere personoplysninger om dig, som vi noterer til brug for det videre rekrutteringsforløb.
Dine personoplysninger vil blive behandlet med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b og e.
Hvis du selv giver følsomme personoplysninger, eksempelvis helbredsoplysninger, så behandler vi dine personoplysninger efter databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra b og litra f.
Potentiale- og personlighedstest
Hvis det er relevant for den pågældende stilling, beder vi dig besvare en potentiale- og/eller personlighedstest. Det vil typisk være kontaktoplysninger og personlige arbejdsrelaterede præferencer, vi behandler om dig i den forbindelse. Oplysningerne behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b og e.
Fortrinsadgang for personer med handicap
Hvis du søger med fortrinsadgang efter Bekendtgørelse om kompensation til handicappede i erhverv m.v., er Vejle Kommune forpligtet til at forhandle med jobcenteret i din bopælskommune, hvis du ikke tilbydes den opslåede stilling. Vi behandler dine personoplysninger med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, og artikel 9, stk. 2, litra f.
Referencer
Når vi indhenter referencer fra én eller flere af dine tidligere arbejdsgivere, registrerer vi oplysningerne, som vi modtager. Inden vi kontakter en eller flere af dine tidligere arbejdsgivere, vil vi altid have en dialog med dig om, hvilke referencer vi indhenter, samt aftale med dig, hvem vi kontakter i den forbindelse. Vi behandler dine personoplysninger med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.
Straffe- og børneattest (herunder private/offentlige straffeattester)
Hvis det er relevant i forhold til den opslåede stilling at indhente oplysninger om en ansøgers eventuelle strafbare forhold, vil du blive anmodet om at give samtykke til Vejle Kommunes indhentelse af den private straffeattest, den offentlige straffeattest og/eller børneattest efter Bekendtgørelse om personoplysninger i Det Centrale Kriminalregister.
Såfremt indhentelse af den private straffeattest, den offentlige straffeattest og/eller børneattest er et krav i forhold til den opslåede stilling, vil du ikke kunne komme i betragtning til stillingen, hvis du ikke giver det nødvendige samtykke til indhentelsen.
I forbindelse med indhentning af børne- og straffeattester behandler vi dine personoplysninger efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c og e, jf. artikel 10, og databeskyttelseslovens § 8, stk. 1.
Arbejds- og opholdstilladelse
Såfremt du ikke har dansk statsborgerskab, er Vejle Kommune forpligtet til at sikre, at du har den nødvendige arbejds- og opholdstilladelse/EU-opholdsdokument, således vi kan dokumentere, at du har ret til at arbejde i Danmark. Oplysningerne behandles efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, samt artikel 9, stk. 2, litra b i tilfælde af, at der fremgår følsomme personoplysninger af den modtagne dokumentation.
Hvis du bliver tilbudt stillingen
Hvis du bliver tilbudt stillingen hos Vejle Kommune, behandler kommunen bl.a. dine personoplysninger i forbindelse med lønindplacering og oprettelse af en personalemappe. Som udgangspunkt behandles dine kontaktoplysninger, personnummer samt oplysninger om uddannelse, erfaring og kvalifikationer i øvrigt, jf. databeskyttelseslovens § 12, stk. 1 og 2, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e og databeskyttelseslovens § 11, stk. 1. I visse tilfælde kan der opstå behov for at behandle oplysninger om fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, hvilket herudover vil ske efter databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra b, jf. databeskyttelseslovens §§ 7, stk. 2 og 12.
I forbindelse med lønindplacering og efterfølgende forhandling videregiver vi dine kontaktoplysninger i form af navn, adresse og mailadresse samt eventuelle oplysninger om uddannelse, erfaring og kvalifikationer, som vi vurderer er relevante, til tillidsrepræsentanten/den forhandlingsberettigede organisation jf. databeskyttelseslovens § 12, stk. 1. Hvis du giver samtykke til det, så videregiver vi også kontaktoplysning i form af telefonnummer samt dit CV til tillidsrepræsentanten/den forhandlingsberettigede organisation jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.
Eventuelle modtagere - databehandlere og videregivelser
I forbindelse med behandling af dine personoplysninger i et rekrutteringsforløb overlader Vejle Kommune oplysningerne til kommunes databehandlere, der blandt andet leverer systemunderstøttelse mv. Derudover videregiver kommunen dine personoplysninger til følgende modtagere, som derefter er selvstændigt dataansvarlige for deres behandling af oplysningerne:
- Jobcenteret i din bopælskommune (i tilfælde af ansøger med fortrinsret)
- Politiet (ved børne- og straffeattester)
- Tillidsrepræsentanter/den forhandlingsberettigede organisation (faglig organisation) (i forbindelse med en eventuel lønindplacering)
Opbevaring og sletning
Hvis du bliver ansat hos Vejle Kommune, gemmer vi de personoplysninger, som har været en del af rekrutteringsprocessen i din personalemappe. Din personalemappe opbevares i op til 10 år efter din fratrædelse, hvorefter den arkiveres i henhold til arkivlovens bestemmelser for kommunale arkivalier.
Hvis du får afslag, sletter vi de personoplysninger, vi har registreret om dig, senest 6 måneder efter afslaget er givet. Hvis du har søgt om fortrinsret i forbindelse med din ansøgning til Vejle Kommune, og/eller vi giver dig afslag, efter vi eventuelt har indhentet referencer og/eller børne- og straffeattester, opbevares dine personoplysninger i op til 10 år efter sagens afslutning, hvorefter det arkiveres i henhold til arkivlovens bestemmelser for kommunale arkivalier, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.
Dine rettigheder
Efter databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven har du en række rettigheder.
Med forbehold for visse lovbestemte undtagelser har du således ret til at få adgang til de personoplysninger, Vejle Kommune behandler og opbevarer om dig. Desuden har du ret til at gøre indsigelse mod behandlingen og anmode om begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger. Derudover har du ret til at anmode om berigtigelse, herunder fuldstændiggørelse eller sletning af dine personoplysninger, hvis nødvendigt.
Under visse omstændigheder kan du også anmode om, at vi giver dig en kopi af dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, samt anmode om, at vi transmitterer de personoplysninger, du har givet os, til en anden dataansvarlig.
Hvis vi behandler dine personoplysninger på baggrund af dit samtykke, har du på ethvert tidspunkt ret til at kalde samtykket tilbage, dog uden at det berører lovligheden af den behandling, som kommunen har foretaget forud for samtykkets tilbagekaldelse.
Hvis du ønsker at tilbagekalde et samtykke, kan du kontakte Vejle Kommune.
Spørgsmål
Har du spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger, eller ønsker du at udøve nogle af dine rettigheder, er du velkommen til at kontakte Vejle Kommune.
Vejle Kommune
CVR-nr. 29 18 99 00
Skolegade 1
7100 Vejle
Danmark
Koncern HR, e-mail: koncernhr@vejle.dk
Ønsker du at klage over Vejle Kommunes behandling af dine personoplysninger, bedes du venligst kontakte kommunen. Du kan også indgive en klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, telefon 33 19 32 00, e-mail dt@datatilsynet.dk.
Vejle Kommune har udpeget en ekstern databeskyttelsesrådgiver, som du kan kontakte angående spørgsmål om behandlingen af dine personoplysninger og om udøvelse af dine rettigheder.
Databeskyttelsesrådgiveren kan også rådgive dig, når du som led i din ansættelse har adgang til og behandler personoplysninger for Vejle Kommune. Databeskyttelsesrådgiveren har følgende kontaktoplysninger:
Bech-Bruun Advokatpartnerselskab
Værkmestergade 2
8000 Aarhus C.
Att. DPO Vejle Kommune
Telefonnummer: 72 27 30 02
E-mail: dpo.vejle@bechbruun.com
Sikker beskedfunktion: https://dpo.bechbruun.com/vejle
Vi opfordrer til, at du benytter den sikre beskedfunktion, hvis din henvendelse indeholder følsomme eller på anden vis fortrolige personoplysninger.