Retningslinjer, fordeling og brug af Vejle Kommunes faciliteter

• Alle tider til de kommunale haller skal ansøges igennem Fritidsportalen KMD. Der tages ikke imod ansøgninger via mail. 
• Foreningen finder selv eventuelt ledige tider. 
• Hvis der skal søges om en tid i en facilitet, der ikke er kommunal, så tag direkte kontakt til faciliteten selv. Find kontakt information.
• Skal en hel hal bruges, skal den bookes som en ”hel hal” og ikke bookes med 1/3, 2/3 eller 1/2. Dette giver et mere retvisende billede på oversigten.
• De foreninger der booker direkte i en facilitet, må kun booke til egen forenings idrætsrelaterede aktiviteter og møder.
• Forhåndsreservationer i faciliteternes kalender er ikke tilladt. Ønskes dette skal man have en aftale med Idræt & Faciliteter.
• Ansøgninger til kampe, turneringer, opvisninger, arrangementer og lignende skal ansøges via ”arrangement forespørgsel” i KMD.
• Juletræsfester, sommerfester, banko og lignende skal ansøges igennem KMD. Dette grundet, at der kan være tale om betaling af leje, ekstra rengøring, brandgodkendelse ved større arrangementer og lignende.

Generelt gælder det at kampe og turneringer altid kommer før træning og andre arrangementer. Kampfordelingen foregår efter sæsonfordelingen og ligger fra ultimo august til ultimo september.
Først herefter kan I forvente at få tilbagemelding på søgte arrangementer i bookingsystemet. 

• Alle sæsontider skal ansøges igennem Fritidsportalen KMD. Der tages ikke imod ansøgninger via mail.
• Alle sæsonansøgninger skal ansøges igennem Fritidsportalen KMD, også ansøgninger der tidligere har været foretaget andre steder som fx DGI-huset, Rødkilde Gymnasium mv.
• Skal en hel hal bruges, skal den bookes som en ”hel hal” og ikke bookes med 1/3, 2/3 eller 1/2. Dette giver et mere retvisende billede på oversigten.
• Vejledning til sæsonansøgning findes under Dokumenter i KMD.

• Sæsonbookinger vil ikke være gældende i skolernes ferier.
• Senest 14 dage før ferieperiodens start, skal ansøgninger til ønske om brug af faciliteten i ferien være ansøgt i KMD via arrangementsforespørgsel.
• Visse haller kan i ferieperioderne være lukket på grund ressource besparelser, reparationer mv. Det er Idræt & Faciliteter, der bestemme hvilke haller, der vil være åbne.
• Se på forsiden af KMD, når du er logget ind, yderligere information omkring træning i ferieperioderne.

Benyttelse af hal til andet end idræt

• Som udgangspunkt benyttes vores kommunale haller til idræt og lignende og vores cafe/mødelokaler til bespisning, møder og lignende.
• Benyttes hallen til andet end idræt, fx til fest, loppemarked eller lignende, indebærer godkendelsen af lejen, at der gøres rent efter brug. Oprydning og fejning af hallen og af de benyttede faciliteter i bygningen- omklædningsrum, toiletter og cafeområde. Evt. gulvvask ved behov. Dette aftales nærmere ved hvert enkelt arrangement. 
• Lejen godkendes på den baggrund der er påført i bookingansøgningen. Benyttes hallen til andet end den er godkendt til, kan arrangement blive lukket uden varsel.  

Idræt & Faciliteter kan tilbyde at bestille rengøring (faktureres til foreningens NemKonto)
kr. 1.000,00 kr. ekskl. gulvvask.
kr. 1.500 inkl. gulvvask.

Rengøring skal bestilles senest 14 dage inden arrangement start ved at sende en mail til idraet@vejle.dk.

Ved nogle arrangementer er professionel rengøring påkrævet. I vil få besked, hvis dette er gældende for jeres arrangement.

Ved arrangementer med ekstraordinært forbrug af el og vand, kan der blive opkrævet en merudgift, som betales af arrangøren.

Ved alle arrangementer

• Fjernelse af eget affald efter arrangementer påhviler arrangøren.
  Skraldespandene er beregnet til det daglige affald. Alt herudover fjernes af arrangøren selv.

Overholdes ovenstående ikke, vil der blive sendt en faktura til foreningen, for manglende opfyldelse af retningslinjerne og for det merarbejde der er blevet udført i forbindelse med manglen.  

Større arrangementer kræver lovpligtig tilladelse

• Alle arrangementer med over 150 deltagere kræver tilladelse, og skal ansøges hos Vejle Kommune. Det er arrangørens ansvar at gøre dette.
  Tilladelsen sendes senest 1 uge inden til idraet@vejle.dk.
• Tilladelsen skal hænge synligt under hele arrangementet.
• En driftsjournal er lovpligtigt at udfylde pr. dag arrangementet finder sted og skal kunne fremvises under arrangementet. 
• Røgmaskiner o.lign. er ikke tilladt at benytte i vores faciliteter grundet brandudstyr i faciliteten. 

Midlertidig overnatning

• Overnatning i en facilitet kræver tilladelse, og skal ansøges hos Vejle Kommune. Det er arrangørens ansvar at gøre dette.
  Ved max 50 overnattende er fristen for 2 uger før, over 50 overnattende er det 4 uger før.
  Tilladelsen sendes til idraet@vejle.dk senest 7 dage inden arrangementet afholdes. Ved manglende tilladelse, aflyses arrangementet uden varsel.
  Der opkræves et overnatningsgebyr pr. overnattende gæst. 
• I nogle haller er det påkrævet med vågen nattevagt. Se mere info under de forskellige anlæg i KMD. 

Plantegninger og driftsjournal ligger tilgængelig i Fritidsportalen KMD. 

• En nøgle/brik er en privat enhed, som ikke må lånes ud til andre i husstanden eller til andre personer udenfor husstanden. Denne må kun bruges til foreningsaktiviteter. Det er foreningens ansvar at melde dette ud til de personer, der får udleveret en nøgle/brik.
• Ved benyttelse af en ny facilitet, er det brugerens eget ansvar at få adgang til denne, ved at kontakte Idræt & Faciliteter senest 5 hverdage inden brug og i ferieperioder 14 dage før.
• Alle betaler et administrationsgebyr for nøgler/brikker til faste tider. Enkelte arrangementer og lån af faciliteter er ikke omfattet af dette. Prisen pr. brik/nøgle er kr. 125,00 og faktureres til foreningens Nemkonto.
• Ændring til eksisterende brikker er uden beregning.
• Bestilling af nøgler og brikker eller ændring til eksisterende brikker skal gøres via denne blanket.
  Bemærk at bestillingen og ændringen kan tage op til 5 hverdage, dog længere tid i ferieperioder.

  
  Drejer henvendelsen sig om ny bestilling

  Du vil modtage en mail, når bestillingen er klar til afhentning.

  Drejer henvendelsen sig om ændring af eksisterende brikker

  Der vil gå op til 5 hverdage*, før du kan være sikker på, at adgangen er trådt i kraft. Du modtager ingen mail når dette sker.

  *I skolernes ferieperiode, kan der gå længere tid, før henvendelsen behandles.

• Idræt & Faciliteter´ medarbejdere må til enhver tid tilgå faciliteten.
• Samlinger af harpiks fjernes pletvis af brugerne selv.
• Opstilling og nedtagning af benyttede effekter udføres af brugerne selv, som badmintonnet, volleynet, bander m.fl.
• Der står en tørmoppe i alle haller, som skal bruges ved behov.
• Alle faciliteter herunder haller, sale, omklædning, bad m.fl. efterlades i fornuftig og ryddelig stand.
• Tjek omklædningsrum efter brug for glemte effekter, affald og lignende.
• Gangarealer og omklædningsrum er ikke beregnet til idræt- hverken til daglig eller ved kampe/turneringer.

Ved benyttelse af private faciliteter (DGI-huset, Rosborg Gymnasium m.fl.) kan der være andre/flere retningslinjer, som er gældende ved brug af deres faciliteter.

Der tildeles træningstider i Vejle Kommunes idrætshaller samt i private og andre haller, hvor Vejle Kommune via aftaler disponerer over træningstider til nedennævnte idrætsgrene.

Det vil være muligt for forvaltningen i samarbejde med Folkeoplysningsudvalget og Vejle Idrætsråd at tilføje nye idrætsgrene og vurdere selvstændigt, hvor mange deltagere der kræves pr. haltime.

Idrætsgrene med færre udøvere kan dele hal med andre idrætsgrene.

Ved fordeling af antal træningstimer for sæsonen tages hensyn til, hvor mange medlemmer (nyeste tal fra CFR) de enkelte foreninger har i de nævnte idrætsgrene. Som udgangspunkt regnes der med følgende antal deltagere pr. time:                                      

Foreninger med adgang til kunstgræsbaner må forvente færre indendørstimer i forhold til dem uden.
Fodbold vil kunne blive aflyst i løbet af sæsonen, hvis en idræt med højere prioritet kan benytte tiden. 

Børn og unge til og med 16 år har, efter idræt for handicappede, blåstemplet af Dansk Handicap Idrætsforbund, fortrinsret til tiderne indtil kl. 20. I det omfang det er muligt, tages der hensyn til sårbare og sundhedsorienterende grupper.

Godkendte folkeoplysende foreninger, hvis hovedsigte ikke er idræt, er efterstillede de ovennævnte idrætter i forbindelse med sæsontildelingen.

Ved lån af idrætsfacilitet skal der i aktiviteten være et lærende element, som udvikler medlemmernes færdigheder og de udvikles over tid. En tid i en idrætsfacilitet kræver aktivitet med instruktør i lokalet med undtagelse af ”åbne baner” ved badminton. Aktivitetens form er instruktion og fælles læring/interesse. Aktiviteten skal være i sammenhæng med foreningens formål.

For at få tildelt en tid i Vejle Kommunes svømmefaciliteter er det et krav, at foreningen/brugeren har en godkendt livredder ved bassinkanten ved hver træning, for derved at have det fulde overblik over bassinet. Gældende for livredderprøven er, at prøven skal være bestået i et bassin, hvor dybden svarer til den dybeste del af det benyttede bassin.

Livredderbevis for den/de livreddere der skal have holdet inkl. tydelig angivelse af sted, tid og hold skal sendes til idraet@vejle.dk 14 dage inden sæsonstart. Foreningen skal ved forespørgsel, kunne indsende kopi af livredderbevis til forvaltningen i løbet af sæsonen.

Livredderprøven skal være bassin Livredderprøven eller erhvervslivredderprøven efter Svøm Danmarks´s standarder,  for at man kan godkendes som fungerende livredder i Vejle Kommunes faciliteter. 

Akut opstået aflysning
Ved akut behov for aflysning grundet uheld med fækalier og opkast i vandet eller ved tekniske problemer, sendes aflysningen til personen der står på den pågældende booking i booking systemet.

Aflysningen kommer via brugerens e-mail, så hurtigt som muligt.
Ved fækalier og opkast vil badet være lukket i 32 timer fra arbejde med rengøringen påbegyndes.

Ved mangel på vandtid vil der blive skelnet mellem svømmeundervisning og ”familiesvømning”

1. Konkurrenceidræt
Øvrige behov for tildelt træningstid pga. konkurrenceidræt søges jvf. punkt 4.A.

2. Lokale tilhørsforhold/nye foreninger
Der tages hensyn til foreningernes lokale tilhørsforhold. Det tilstræbes, at de enkelte foreningsaktiviteter er samlet på et sted eller i et nærområde.

Nye foreninger forsøges indpasset i den hal, hvor de har det mest naturlige tilhørsforhold. Idræt og faciliteter fastsætter, på baggrund af skønnet medlemstal, hvor mange timer nye foreninger skal tildeles det første år, hvorefter de indgår i fordelingen på lige fod med de øvrige etablerede foreninger.

3. Generelt om træningstider på alle faciliteter

3.A
Såfremt foreningerne har udnyttet de tildelte træningstimer fuldt ud, stiles der efter, at disse foreninger tildeles tilsvarende træningstimer i den kommende sæson. Dog kan træningssted og tidspunkt ændres, hvis der er så mange hold i den pågældende hal, at der skal tages hensyn til om det drejer sig om børn og unge under 16 år.

3.B
Hvis der i løbet af den forgangne sæson gentagne gange (mere end 2 gange) er observeret manglende udnyttelse af timerne uden forudgående afmelding i bookingsystemet, vil dette automatisk medføre at de pågældende tider bortfalder.

3.C
Der installeres periodevis kameraer i alle kommunale haller for at registrere antal personer i hallen på et givet tidspunkt. Noteres det, via kameraerne eller personligt, at den tildelte tid ikke bliver brugt, udstedes der første gang en påmindelse. Anden gang udstedes et gebyr på kr. 500,- pr. udeblevet time medmindre det er ”lovligt fravær”. Lovligt fravær er afmelding i bookingsystemet inden for 1 uge før træningstiden, så andre foreninger/brugere har mulighed for at booke faciliteten.

4. Ansøgning om ekstra tid/særrettigheder – info om tilgang/afgang af medlemmer

4.A
Ansøgning om særlig ekstra tid, der ikke automatisk indgår i prioriteringerne eller hvis der af anden årsag menes, at der er særrettigheder, eller en idræt ikke indgår i prioritetsskalaen, skal indsendes senest 1. april. Ansøgningen vil blive behandlet af halfordelingsudvalget, evt. suppleret med en udtalelse fra specialforbund.

4.B
Forventes der en markant til- eller afgang af medlemmer der kan påvirke den kommende sæsonfordeling, bedes dette indberettet senest 1. april med årsagsbeskrivelse.

5. Fortrinsret
Idræt for handicappede, blåstemplet af Dansk Handicap Idrætsforbund, har fortrinsret forud for alle andre idrætsudøvere. Børn og unge til og med 16 år har dernæst fortrinsret til tiderne indtil kl. 20. I det omfang det er muligt, tages der hensyn til sårbare og sundhedsorienterende grupper.

6. Tiden mellem kl. 15-17
Ungdomsskolen, fritidsklubberne, sociale institutioner, SFO med videre har prioritet efter idrætsforeningerne, og skal fortrinsvis have tildelt timer i tiden kl. 15.00-17.00.

7. DGI Huset Vejle, Rosborg Gymnasium, Rødkilde Gymnasium og Campus Vejle
Haller i DGI Huset Vejle, haller på Rosborg Gymnasium, hallen på Campus og hallen på Rødkilde Gymnasium indgår i den faste fordeling, hver med et bestemt antal timer fordelt ud på sæsonen. Ud over de faste klubber, som træner disse steder kan øvrige klubber dog også ad hoc søge ekstra træningstider i disse haller, hvis og såfremt der er flere ledige timer i kontrakten mellem den pågældende facilitet og Vejle Kommune.

8. Aflyste tider i løbet af sæsonen
Alle foreninger uanset lokation bliver af kapacitetsmæssige hensyn og solidariske årsager nødsaget til at acceptere aflysninger i løbet af sæsonen. Dette gøres for at undgå aflysninger, der rammer særlig hårdt på enkelte foreninger grundet renovering, ombygning eller andre former for uforudsete aflysninger.

Får man aflysninger, er man er altid velkommen til at søge ledige tider i samme eller andre faciliteter, og ansøge om tiden/tiderne i booking systemet. Man kan ikke forvente en specifik facilitet eller samme træningstidspunkt som den aflyste tid. I sjældne tilfælde kan der aflyses andre hold, for at man kan finde en erstatningstid i en facilitet, men dette forsøges altid at undgås.

Foreninger der har faste træningstider lørdag eller søndag og foreninger der er i de private faciliteter må forvente, at de vil få flere aflysninger end ved hverdagstræningstider og i kommunale faciliteter. 

9. Evt. uenighed om timefordeling
Såfremt der opstår uenighed om fordeling af timer blandt foreninger i samme hal, indkalder Idræt og faciliteter til fordelingsmøde, hvor parterne får mulighed for at løse udfordringerne selv. Kan foreningerne ikke selv løse uenigheden, vil halfordelingsudvalget bestående af formanden for Folkeoplysningsudvalget og formanden for Vejle Idrætsråd bistå med at finde en løsning. Der vil blive kigget på tidligere tildelte tider samt medlemstal og type idrætsgren.

Generelt gælder det at kampe og turneringer altid kommer før træning!